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Prima di procedere con la creazione e l’invio di fatture elettroniche, assicuratevi di avere installato l’ultimo aggiornamento disponibile sulla nostra pagina

Per scaricare il .PDF completo della guida, andate a questo link.

GUIDA COMPLETA ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

TIPOLOGIE D'INCASSO
Entrate nel menù Tipologie Incassi dal percorso Menù > SwDental > Tabelle Generali > Tipologie Incassi per andare ad indicare, per ogni tipo di incasso che viene usato nel vostro studio, il relativo codice per la fatturazione elettronica.

Se necessario, dovrete creare le varie tipologie di incassi che usate nel vostro studio (assegni, bancomat, bonifico ecc.) cliccando sul pulsante in alto a sinistra “Nuovo” e compilando i campi:
Tipo incasso – cassa o banca a seconda dell’operazione. Codice – un codice abbreviato per identificare il tipo d’incasso Descrizione incasso – il nome del tipo incasso.

OPERATORI
Accedete alla scheda operatore dal Menù > SwDental > Operatori e fate doppio click sulla riga dell’operatore che emetterà le fatture per il vostro studio. Dovrete controllare che i campi relativi ai dati fiscali dell’operatore siano tutti compilati correttamente, poiché il programma prenderà da qui le informazioni per la creazione delle fatture elettroniche.

Fate particolare attenzione al campo “Tipologia”, in cui inserire se il vostro studio ha carattere di “persona fisica” (es. Dott. Mario Rossi) o “persona giuridica” (es. Studio Associato Rossi).
  Entrate adesso nella tabella “Fatturazione” e valorizzate il campo “Regime fiscale fattura elettronica”.
  Se avete acquistato il nostro servizio di invio diretto della fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate, ricordatevi di inserire la password per l’invio diretto che vi è stata fornita all’interno della mail che vi abbiamo inviato al momento della sottoscrizione del contratto.



REGISTRO REA
  Se siete un’azienda iscritta al Registro REA (chiedete al vostro commercialista) è necessario configurare alcuni campi aggiuntivi nel gestionale SWMain.
Entrate nel menù Operatore dal percorso Menù > SwDental > Operatori. Dall’elenco, fate doppio click sulla riga del vostro operatore di fatturazione e spostatevi quindi nella tabella “Altro Fatturazione”

Tutti i campi presenti nella scheda sono obbligatori per le aziende e devono essere quindi compilati, altrimenti, la fattura elettronica non verrà accettata.
Le informazioni relative ai dati da inserire possono essere reperite nella visura camerale dell’azienda.

BOLLO VIRTUALE
Per cambiare la dicitura che compare in fattura (il “Bollo su originale” infatti non comparirà più sui documenti elettronici) con quella del bollo virtuale, dovrete entrare nell’estratto conto di un paziente qualsiasi e aprire con il doppio click una fattura già esistente. Spostatevi ora nella tabella “Opzioni” e trovate il campo “Note”. Qui, dovrete fare click con il tasto destro all’interno del rettangolo più piccolo subito affianco alla voce “Note” e selezionare poi l’opzione “Inserisci/varia”

A questo punto, si aprirà un elenco con le diciture già presenti nel programma (o, se non ne avete nessuna, si aprirà direttamente la schermata per creare la prima). Se esiste già una riga relativa alla dicitura del bollo, fate doppio click sopra a quella per modificarla. Altrimenti, dovete crearne una nuova con il tasto “Nuovo” in alto a sinistra.

I dati da inserire saranno il “Codice” (scegliete un abbreviazione per la nota), la “Descrizione” in cui inserirete il corpo del testo che poi comparirà nelle vostre fatture, “Tipo nota” dove scegliere “Dicitura Bollo” e per finire dovrete mettere la spunta all’opzione “Default”. A questo punto non rimane che salvare e uscire.
Ricordatevi di chiedere al vostro commercialista se siete in regola con l’iscrizione al servizio di bollo virtuale e quale dicitura inserire nella fattura.

ALTRI CONTROLLI
Adesso avete finito di configurare il programma per la creazione delle fatture elettroniche. Ricordatevi, prima di fare le fatture, di controllare che tutti i dati dei pazienti o delle aziende per cui fatturerete siano corretti.
Entrate nell’anagrafica passando dalla scheda clinica.

Ricordatevi di controllare che i dati anagrafici siano completi e corretti. In particolar modo, fate attenzione al campo “Stato Giuridico”.
Per inserire gli eventuali Partita Iva e Codice Destinatario per la fattura elettronica, spostatevi nella tabella a metà pagina “Fatturazione”.
INVIO FATTURA ELETTRONICA
Dopo aver completato la configurazione, potrete emettere le fatture elettroniche. La fattura elettronica viene automaticamente creata dal nostro programma nel momento in cui cliccate sul pulsante “Salva” o sul pulsante di anteprima di stampa.
Ricordatevi che il documento da controllare ai fini fiscali sarà quello elettronico visionabile cliccando sul pulsante Visualizza FE, che si attiverà solo dopo la creazione della fattura con il processo “Salva” o “Stampa”. La copia che solitamente stampate per il paziente, avrà solo valore di cortesia. Pertanto, sarà importante controllare la correttezza dei dati sul file elettronico prima che questo venga inviato all’Agenzia delle Entrate.


A seconda di come vorrete lavorare, ci sono due tipi di invio: quello gestito da voi (o dal vostro commercialista) o quello gestito direttamente dal nostro programma. Andremo ad analizzarli entrambi nel dettaglio nel prossimo capitolo.
Vi consigliamo inoltre di verificare se avete già accesso al Portale Fatture e Corrispettivi - potete chiedere, se necessario, al vostro consulente fiscale/commercialista. Nel caso in cui non disponiate delle credenziali necessarie vi suggeriamo di provvedere sin da ora alla richiesta del codice PIN (credenziali Fisconline/Entratel) da effettuarsi direttamente sul loro sito.

ESPORTAZIONE PER INVIO TRAMITE ALTRI PROGRAMMI
Se avete intenzione di inviare le fatture elettroniche direttamente al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (o tramite il vostro commercialista), dovrete imparare ad esportarle da SWMain al vostro computer.
Per fare questo, dovrete seguire il percorso Menù > Strumenti > Amministratore > Esporta Fattura Elettronica Dovrete scegliere l’intervallo di date in cui fare la ricerca delle fatture, l’operatore di fatturazione che ha emesso le fatture e un percorso file in cui verranno salvati i file.
La spunta “Tutte le fatture” permette di vedere nell’elenco anche le fatture che sono già state esportate (e che altrimenti sono nascoste) mentre la spunta “Crea archivio” serve a salvare le fatture in un unico file compresso, rendendo più semplice l’invio di molti documenti.
Una volta messe tutte le impostazioni desiderate, non rimarrà che da cliccare sul pulsante “Aggiorna Elenco” che si trova sulla sinistra. A questo punto, dovrete selezionare i documenti che volete salvare sul vostro computer e infine cliccare il pulsante “Esporta” in alto a sinistra per dare il via all’esportazione.
Troverete le fatture salvate nella cartella scelta nel percorso file. Ora potrete inviarli all’Agenzia delle Entrate o al vostro commercialista.

INVIO TRAMITE SWMAIN
Il nostro programma, vi offre la possibilità di inviare le fatture elettroniche direttamente all’agenzia delle entrate. Per informazioni su questo servizio, e su come acquistarlo, rivolgetevi al nostro sito internet o telefonate ai nostri uffici. Con questo servizio, attraverso un portale online, potrete gestire anche le fatture che riceverete dai vostri fornitori, attraverso il codice destinatario univoco che vi forniremo e che inserirete nei parametri del programma (istruzioni nella sezione “configurazione” della nostra guida).
Vediamo adesso come eseguire l’invio delle fatture in seguito alla loro generazione (vedi a riguardo il primo capitolo). Ci basterà seguire il percorso Menù > Strumenti > Amministratore > Invia Fattura Elettronica per raggiungere il nostro strumento di invio.
Qui, basterà inserire le date per cui eseguire la ricerca dei documenti e l’operatore di fatturazione che ha emesso le fatture. La spunta “Tutte le fatture” serve a visualizzare nell’elenco anche quelle che sono già state inviate e che altrimenti rimangono nascoste.
A questo punto, cliccando “Aggiorna elenco”, compariranno tutte le fatture emesse nel periodo richiesto. Basterà selezionare quelle che vogliamo inviare e premere il pulsante in alto a sinistra “Invia”.
Cliccando invece sul pulsante “Portale”, potremo fare l’accesso al portale online dove vengono mostrate tutte le fatture elettroniche che abbiamo inviato o ricevuto.
Qui, potremo tenere d’occhio l’esito dei nostri invii e vedere se la fattura è stata caricata ed è in attesa di invio all’Agenzia delle Entrate, oppure se qualche errore ne ha bloccato il caricamento. Vedremo nella prossima guida come gestire gli errori presenti sul portale.
In caso di caricamento della fattura riuscito, questa verrà poi inviata in automatico al Sistema d'Interscambio che potrà accettarla o rifiutarla (vedremo anche in questo caso come gestire l’errore). Una volta accettata, verrà consegnata al destinatario.

Ricordatevi che, una volta inviata la fattura allo SdI, questa non potrà più essere eliminata o modificata. In caso di errori l’unico modo per correggerli sarà emettere una Nota d’Accredito che annullerà la fattura originale dandovi modo di crearne una nuova, con un proprio numero, con le modifiche necessarie.

Per creare in automatico una Nota d’Accredito, andate su Scheda Clinica > Estratto conto, selezionate la fattura da annullare e cliccate a sinistra sul pulsante NA da Fatt.
Verrà creata in automatico la Nota d'Accredito da inviare al Sistema di Interscambio.
RISULTATI INVIO FATTURA ELETTRONICA
Analizziamo ora le varie casistiche di risposta che possono presentarsi con l’invio delle fatture al Sistema d’Interscambio tramite il programma SwMain e il portale SolutionsDoc.

NON CARICATA

Se il sistema SolutionsDoc riscontra delle anomalie nel file .xml della fattura, ne blocca il caricamento sul portale. Bisognerà quindi capire il motivo di scarto cliccando sul pulsante “Descrizione Errore” in rosso. Dopo aver identificato l’errore potrete rimuovere il file errato premendo sul pulsante “cancella” Per correggere la fattura, dovrete prima di tutto “ripristinarla”, ovvero dare a SwMain il permesso di modificarla/cancellarla (permesso che viene bloccato in seguito all’invio). Recatevi quindi su SwMain e seguite il percorso Menù > Strumenti > Amministratore > Invia Fattura.

Impostate data e operatore, aggiornate l’elenco per vedere il documento in questione (ricordatevi di spuntare l’opzione “Tutte le Fatture”) e cliccate il pulsante “Ripristina” situato sulla riga corrispondente alla fattura sbagliata. Di default la colonna “rendi modificabile” con il pulsante “ripristina” è l’ultima a destra. A questo punto, potrete correggere l’errore riscontrato (CF errato, CAP mancante, ecc...) e rigenerare il file .xml corretto andando in estratto conto e ristampare o risalvare la fattura.

CARICATA
In caso di utilizzo di invio diretto da programma questo stato non comparirà. Avviene unicamente nel caso di caricamento “manuale” sul portale. La fattura è stata ricevuta da SolutionsDoc e caricata sul Sistema di Interscambio. A questo punto, dovrà essere inviata allo SDI tramite il pulsante “Invia”.

INVIO IN CORSO
Il portale SolutionsDoc sta effettuando l’invio verso lo SDI (sistema di interscambio)

INVIATA
La fattura è stata correttamente inviata allo SDI. Bisognerà attendere uno dei 3 esiti:
1. CONSEGNATA La fattura è stata correttamente consegnata al destinatario.
2. NON CONSEGNATA Anche se può sembrare un errore, questa notifica è in realtà positiva. L’Agenzia delle Entrate ha ricevuto e accettato la fattura. Non avendo indicato nella fattura un Codice Destinatario Univoco o una PEC, lo SDI non ha potuto inviargli il documento direttamente. Il destinatario potrà però trovarlo nel proprio Cassetto Fiscale online.
3. SCARTATA La fattura è stata inviata da SolutionsDoc allo SDI che ha però rilevato degli errori e l’ha rifiutata. Per scoprire di che errore si tratti, dovrete cliccare sul pulsante “Notifiche” sulla riga corrispondente alla fattura. Una volta individuato l’errore, ripristinate la fattura seguendo il processo indicato nel capitolo precedente, correggetela, stampatela o salvatela nuovamente per irgenerare il file .xml e ripetete l'invio da SwMain. In questo caso, non è necessario cancellare da SolutionsDoc l'invio precedentemente scartato.

Se la fattura è CONSEGNATA, ma il cliente chiede una modifica al suo interno, non potremo limitarci a correggere e re inviare la fattura, poiché il Sistema d’Interscambio l’ha già accettata. Dovremo quindi provvedere ad emettere una nota di accredito su questa fattura andando sull’estratto conto del paziente/cliente, selezionando la fattura da stornare e cliccando il pulsante a destra NA da Fatt.

Verrà così generata in automatico la nota d’accredito, Ora non resta che emettere una nuova fattura con i dati corretti e, in seguito, inviare a SolutionsDoc entrambi i file. Il vostro paziente/cliente si troverà quindi con tre documenti: la fattura originale, la nota d’accredito che l’annulla e la seconda fattura corretta.